Любой объект строительства на начальном этапе требует четкого понимания будущих затрат. Инвесторы также проявляют заинтересованность в том, чтобы оптимизировать издержки на всех стадиях проекта.
Сегодня, в непростое время для развития бизнеса и экономики России в целом, целесообразно оптимизировать затраты, которые возникают уже с первых минут существования проекта. Особенно это касается сферы строительства. Потери от непредвиденных трат в большинстве случае приводят к тому, что инвестор вкладывает намного больше средств, нежели планировал. Надеяться на компенсацию вложенных денежных средств после продажи объекта рискованно. Чтобы вести прибыльный бизнес, необходимо начинать планировать инвестиционную деятельность задолго до заключения контракта.
Затраты принято разделять по двум основным типам:
- Те, что добавляют ценность. Иными словами, это все то, что можно отнести к строительным материалам, работы по отделке и оборудованию помещений и прочее.
- Затраты, не добавляющие ценность. Под ними понимают потери, которые могут возникать вследствие неправильной инвестиционной деятельности. Любой бизнес рассчитан на то, чтобы получать прибыль. И если потери будут слишком велики, то скорее всего инвестируемый проект никак не сможет себя не то что оправдать, а просто окупить.
И если с первой категорией все понятно, то главная задача менеджмента над строительным проектом заключает в том, чтобы изучить происхождение потерь, выработать механизмы по их устранению.
Чтобы успешно осуществлять управленческий учет, необходимо знать основные виды потерь:
- при ошибочном планировании существует риск вливания дополнительных инвестиций;
- несвоевременная реакция непременно приведет к появлению лишней статьи расходов;
- та же ситуация возникнет и с непредвиденными работами, что чревато дополнительными затратами;
- несоблюдение сроков на любых этапах строительства порождает недополученную прибыль;
- без объективной оценки невозможно получить высокую мотивацию для работы всей команды.
Каждый процесс имеет свои необратимые последствия. Поэтому чем быстрее вы устраните возможные недочеты планирования, тем белее результативным будет ваш проект.
Что должен знать начинающий управленец
Большинство компаний, которые внедрены в инвестиционно-строительные проекты, допускают типичные ошибки в управленческом учете. Например, плановые показатели не на одну сотню миллионов рублей отличаются от фактических. Или же рассмотрим ближе работу каждого из отделов. Действия сотрудников одной команды не всегда согласованы. Финансисты нацелены на сокращение затрат, а управленцы не экономят на дорогостоящем оборудовании. И это самые простые примеры, где невооруженным глазом видно корень проблемы всего проекта. Каждый из руководителей отвечает лишь за свою часть процесса. Как показывает практика, подобный подход не приносит должного эффекта и даже напротив вредит результату.
Как сделать информацию оперативной и доступной на всех участках
Ответ на этот вопрос, как нам кажется, кроется в создании единого пространства, наполненного необходимой информацией. Оно представляет собой автоматизированную систему сбора, расчета, представления данных и управления проектами в сфере строительства.
Использование программы позволит в любое время всем участникам действия быть в курсе изменений. Любое мероприятие здесь привязано к календарному графику, просматривая который будет четко видно, кто, когда и куда потратил бюджетные деньги, выделенные на строительство. Таким образом можно на начальном этапе определить целесообразность приобретения того или иного материала, оборудования и прочих устройств. Кроме этого, программа позволяет:
- финансовым структурам наблюдать за движением денежных средств не только за конкретный период, но и после каждого этапа работ;
- руководство, которое осуществляет контроль всего процесса, видит передвижение по всем статьям расходов;
- каждый, кто ведет работу над конкретной задачей, может в онлайн режиме свериться с календарным графиком и сделать выводы.
Процессы глобализации и внедрение информационных технологий нового уровня вынуждают человека идти в ногу со временем. Если мы научимся максимально использовать те технические возможности, которые перед нами открываются, то сможем быстро реагировать на происходящие изменения и научимся эффективно вести учет в строительстве.
Оптимизировать затраты посредством избавления от незапланированных расходов. Миф или реальность?
Немаловажной проблемой является также существование лишних статей расходов. При правильном и рациональном планировании и оптимизации затрат можно получить вполне качественно выполненный проект. Ежедневная свежая информация об изменениях ситуации позволяет руководителю четко отслеживать отклонения фактических значений показателей от планируемых. Такое оперативное вмешательство избавляет вас от проделывания большого объема ненужной работы и значительных финансовых затрат.
Избавиться от незапланированных расходов достаточно просто. Программа для оптимизации содержит в себе все ключевые пункты, по которым можно получить общую информацию о данном объекте.
Время – деньги
Не менее важным видом потерь является несоблюдение сроков на любых этапах строительства. Из практики видно, что практически половина всех заказов сдается значительно позже установленных сроков. Сложность ситуации заключается в том, что строительный бизнес является достаточно специфической отраслью. При заключении договора заказчик и подрядчик, конечно же, оговаривают все сроки сдачи сооружения. Но если не привязать данный контракт к календарно-сетевому графику, контроль процесса теряется незамедлительно. Программа в автоматическом режиме выводит на экран информацию о сроках неких событий, тем самым напоминая менеджеру о необходимости действий по успешному завершению начатого этапа.
Мотивация сотрудников – последний вид потерь, который несет в себе скрытую опасность. В программе заложена возможность расчета результативности работы как команды, которая трудится над отдельным участком, так и конкретного человека, отвечающего за свой сегмент. По итогам пользователь может видеть на экране квартальный бонус, измеряющийся в процентном соотношении. Важно, что отчеты не накапливаются, а формируются ежедневно. Так человек сможет четко понимать, насколько налажена его деятельность, и какой бонус его ожидает в итоге.
Немного о разработчиках
Авторы и создатели системы для учета и оптимизации затрат использовали методику компании «Формула труда». В качестве платформы для ПО и автоматизации рабочего процесса выступает современная система мониторинга KPi Suite, которая является продуктом компании KPI Lab. Современные IT технологии позволяют в режиме реального времени проводить анализ вероятных отклонений от запланированных сроков сдачи заказа, осуществлять контроль всех этапов строительных работ и получать высококвалифицированную помощь для успешного управления и инвестирования в подобные проекты.
